Hogyan kommunikáld a nyomkövető rendszer bevezetését?


#1

Egy nyomkövető rendszer bevezetését a hatályos törvények szerint kötelező kommunikálni az alkalmazottak felé. Az elsődleges cél, hogy mindenki tiszában legyen a rendszer bevezetésének céljával, nem pedig az, hogy rosszul érezzék magukat és féljenek.

Bármely iparágat is nézzük, a kiélezett piaci versenyben egy vállalat életében az egyik legfontosabb, hogy növelni tudja a hatékonyságát. Optimalizálnia kell az útvonalait, időt és pénzt kell megtakarítania. A megfigyelésre használt eszközök elsősorban a vállalat és így a dolgozók közös érdekeit képviselik, hiszen pozitív hatással van a vállalat pénzügyi eredményeire.

Vállalatvezetőként tehát a legfontosabb, hogy tájékoztasd az alkalmazottakat az új rendszerről és bizonyosodj meg róla, hogy megértették, miért kerül bevezetésre. Szinte biztos, hogy nem fog tetszeni nekik. Senki nem szereti, ha folyamatosan ellenőrzik, ha a “Nagy Testvér” minden lépését figyeli. A tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy azok a munkavállalók, akik korábban sem éltek vissza a céges javakkal, könnyebben elfogadják és megértik a döntést. Biztosítsd őket róla, hogy egy esetleges kivizsgálás, felmerülő visszaélés során először őket fogod meghallgatni, és nem rögtön a puszta tényekre fogsz támaszkodni.

Nagyon fontos, hogy a nyomkövető rendszer bevezetése során hozott új belső szabályokat egyeztesd a munkavállalókkal, ne hozz önkényesen döntéseket. Tisztázni kell a céges autó magán célra történő használatát, és a magán autó céges használatát. Vannak olyan vállalkozások, akik engedélyezik a magánhasználatot de csak bizonyos megtett kilométerig. Utóbbi esetben azonban nincs jogod megnézni, hogy az alkalmazott szabadidejében mit csinál. Nem rád tartozik, ha gyerekét az oviba viszi vagy ha a szeretőjéhez jár a céges autóval. Erre remek megoldás a céges-magánút kapcsoló beszerelése. Ha a munkavállaló privát állásba váltja a kapcsolót, a menetlevélben a lekérdezéskor csak a céges utak jelennek meg.

Az emberek szeretik tudni mi történik körülöttük, ezért mindenképp ismertesd a rendszert a technikai oldaláról is. Mutasd meg a nyomkövető egységet, a térképes felületet, így pontos képet kapnak arról, hogy mit lát a felettessük vagy a vállalat vezetője.

A legtöbb esetben a dolgozó számára is előnyökkel jár a nyomkövető rendszer használata. Sok cégnél elvárás ugyanis az alkalmazottal szemben, hogy vezesse a jármű menetlevelét. Ezt a folyamatot egyszerűsíti le és automatizálja a nyomkövető rendszer, megkímélve így a sofőrt a felesleges papírmunkától. A másik fontos, és mindkét fél számára pozitív tulajdonság a biztonság. A GPS nyomkövetővel felszerelt autóknál lopási kísérlet vagy baleset esetén sokkal hamarabb és célirányosabban indulhat a segítség a megadott helyszínre.
Nincs bevett, minden cégnél működő recept arra vonatkozóan, hogy hogyan kell bevezetni egy flottakövető rendszert, de vannak irányelvek.

A cél mindig az, hogy a munkatársak magukénak érezzék a rendszert. Az ő részükről teljes mértékben érthető, hogy először támadják a bevezetését és bizalmatlanságra fognak hivatkozni. De ha megfelelően kommunikálod, az előnyöket előbb-utóbb meg fogják érteni és használatával saját hatékonyságukat is növelni fogják. Az pedig nyilvánvaló, hogy azokat az embereket szereti a munkaadó, akik nem élnek vissza a cég adta lehetőségekkel. Erre ők is rá fognak jönni.

Sztori

Szállítmányozással foglalkozó ügyfelünk azzal keresett fel minket néhány éve, segítsünk neki, hogyan vezesse be a nyomkövető rendszert legálisan, ha az alkalmazottak ellenállnak, hallani sem akarnak az új rendszerről. Mi ezt a kérdést tettük fel neki: pontosan mi a probléma, miért szeretné igénybe venni a szolgáltatást? A járművek “széthajtása”, hirtelen fékezések, gyorshajtások kiszűrése a cél, mivel éves szinten rengeteg pénzt kell szervizre és bírságokra fordítani, s ha ezeket felveti a dolgozóknak, az csak újabb vitákat eredményez, ő egyértelmű helyzetet szeretne. Mi azt javasoltuk, hogy valamilyen jutalékos rendszert kellene bevezetni a nyomkövetéssel egy időben, ami motiválja az embereket, amiért szívesen változtatnak a vezetési technikán. Ügyfelünk az első év végén összeszámolta a szervizköltséget, majd összevetette az előző évi adatokkal, a nem csekély különbözetet pedig év végi jutalékként szétosztotta a munkavállalók között.

Amit tegyél:

• Mutasd be a rendszert, informáld az alkalmazottakat.
• Lehet, hogy azért vezeted be a rendszert, mert a visszaéléseket szeretnéd elkerülni, ennek kommunikálása azonban negatív fényt vet a projektre. Hosszú távon neked sem ez a célod, hanem a hatékonyság, a kiszámíthatóság és a biztonság növelése. Ezt kommunikáld!
• Légy nyitott a kérdésekre, biztosíts fórumot a dolgozók visszajelzéseinek és hallgasd meg a véleményüket.
• A munkavállalók magánéletét és jogait tartsd tiszteletben!

Amit biztosan ne tegyél:

• Ne vezesd be a rendszert a dolgozók tudta nélkül. Többet veszítesz, mint nyersz. Első pillanattól fogva utálni fogják és azon fognak gondolkodni, hogyan tudnák megakadályozni a működését.
• Ne hallgass el információkat a rendszerrről. Fontos, hogy a dolgozók tudják, milyen adatokat gyűjtesz róluk, hiszen ez az ő személyes tulajdonuk.


nem listázva: #2

listázva #3